Pour le fonctionnement d’une société, certaines dépenses peuvent être déduites du résultat fiscal. La déduction de ces charges obéit à des règles ou à des conditions qui s’appliquent lorsque les bénéfices sont imposés à l’impôt sur les sociétés (IS) ou encore à l’IR ou à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des BIC ou des bénéfices industriels et commerciaux. Voyons dans ce présent article ces frais de société et les conditions de déduction y afférentes.
Une condition importante : frais exclusivement engagés dans l’intérêt de la société
Dépenses à caractère personnel non incluses
Notons de prime abord qu’en cas de déduction de charges du résultat fiscal, ces dernières permettent de diminuer le montant du bénéfice imposable, et donc permettent de réduire l’imposition. La première condition à respecter pour cela est l’engagement des frais dans l’intérêt exclusif de l’entreprise. Cela veut dire que ces frais doivent concerner une gestion normale de l’entreprise (ni fictifs ni excessifs).
Ainsi, la déduction des dépenses personnelles du dirigeant, celle des dépenses luxueuses ou encore celle des dépenses dépassant certaines limites est impossible. Concernant maintenant les dépenses personnelles de l’exploitant individuel, elles ne sont pas déductibles puisqu’elles ne sont pas réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. On parle notamment des frais liés à l’habitation principale ou la résidence secondaire.
Il peut s’agir également des frais liés à une expertise exigée par le nouveau dirigeant pour satisfaire son intérêt personnel dans le cadre de sa prise de participation au sein de la société. Enfin, d’autres frais sont également considérés comme des charges personnelles (impôts personnels, frais de déplacement n’ayant aucun rapport avec l’activité professionnelle, frais de réception à caractère familial, frais de main-d’œuvre pour la construction d’une maison personnelle de l’épouse du chef d’entreprise, etc.).
Frais luxueux ou somptuaires exclus
On parle ici de toutes les dépenses relatives à la chasse de loisirs, à la pêche non professionnelle, ou encore à l’achat ou à la location d’une résidence de plaisance, d’un bateau de plaisance ou encore de yacht.
Par contre, on peut inclure dans les dépenses qui peuvent être déduites du résultat fiscal, toutes les dépenses de chasse d’une société dans le cadre d’un exercice professionnel de la chasse pour la vente du gibier, ou pour l’exploitation commerciale d’un domaine de chasse. C’est le cas également des charges qui touchent à l’exercice professionnel de la pêche soit en mer, soit en eau douce.
Ces charges seront en effet déductibles du résultat fiscal soumis à l’imposition lorsque leur aspect professionnel revêt un caractère incontestable. Notez enfin que lorsque les frais de réception et de représentation ne sont pas considérés comme somptuaires (c’est-à-dire lorsqu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’entreprise et lorsqu’ils possèdent une justification suffisante), ils peuvent être déductibles.
Dépenses excessives non incluses
Lorsque certaines dépenses sont considérées comme excessives, elles ne peuvent plus être déductibles du résultat fiscal, même si elles l’ont été en principe. Le premier exemple à prendre est les cadeaux d’affaires. Cela concerne le vin, le chocolat, les livres, les places de concert ou encore les stylos offerts par la société à ses clients dans le cadre de leurs relations d’affaires.
La déduction n’est pas envisageable si leur valeur d’acquisition est trop conséquente par rapport à la réalité de la relation commerciale. Dans ce cas, cette valeur doit donc être réintégrée dans le résultat de la société. En outre, ces dépenses considérées comme excessives doivent être mentionnées sur le relevé de frais généraux dans le cas où leur montant total annuel dépasserait 3 000 euros.
Le second exemple à prendre est la rémunération des dirigeants et des membres du conseil d’administration. En effet, la rémunération que se verse l’entrepreneur individuel n’est pas déductible du bénéfice de sa structure. Par contre, les rémunérations versées aux dirigeants des sociétés dont l’imposition est régie par l’IS sont déductibles uniquement si elles ne sont pas excessives et correspondent à un travail effectif.
Les autres conditions à respecter pour la déduction des frais de société
Les frais entraînant la réduction de l’actif net de la société
Pour que la charge de la société puisse être déductible du résultat fiscal, elle doit contribuer à la diminution de l’actif net de ladite société. Cette dernière peut donc déduire une dépense immédiate, ce qui veut dire une dépense non soumise à l’amortissement. Par exemple, il peut s’agir des frais d’entretien et de réparation (travaux de réfection d’une toiture d’un bâtiment servant à l’exploitation d’une entreprise).
Sont également considérés comme des frais directement déductibles les éléments suivants : les logiciels acquis, les matériels et outillages ainsi que les matériels de mobiliers de bureau. Leur valeur unitaire ne doit cependant pas dépasser 500 euros hors taxes.
Notez enfin que tous les éléments qui sont destinés à servir sur le long terme l’activité de l’entreprise sont considérés comme l’actif immobilisé. Ainsi, les dépenses pour l’acquisition ou pour la création d’une immobilisation sont exclues des charges déductibles (l’achat d’une machine-outil par exemple).
Frais comptabilisé dans l’exercice dans lequel il est engagé
Dans leur principe et dans leur montant, les charges doivent revêtir un caractère certain (selon le principe de la comptabilité d’engagement). Ainsi, elles doivent être comptabilisées dans l’exercice comptable au cours duquel ces charges ont été engagées. Il s’agit d’une règle conduisant à rattacher les charges certaines, mais non encore facturées (à la date de sa clôture) au résultat de l’exercice considéré.
En guise d’exemple, on peut parler des achats de matières premières pour une activité de production, des achats de produits pour la revente, des frais d’établissement accompagnés des frais de création de la société ou encore des coûts des formalités légales. Tous ces frais peuvent être déduits.
Pour information, seules les entreprises ayant opté pour la comptabilité super simplifiée peuvent avoir la faculté de déduire certaines charges dans l’exercice de leur paiement. Sont concernés par cette comptabilité super simplifiée les exploitants individuels soumis au régime simplifié d’imposition et les sociétés civiles de moyens ou les SCM.
Charge ou frais justifié par une facture
Pour que le contrôle de la réalité des frais et charges déduits puisse bien se passer, la comptabilité doit s’appuyer sur des pièces justificatives. Celles-ci peuvent notamment inclure les factures et les quittances. Notez que pour tout achat et pour toute prestation de services réalisée dans le cadre de l’exercice d’une activité professionnelle, le fait d’établir des factures constitue une obligation très importante.
L’échange de factures électroniques est envisageable pour les entreprises. Enfin, il est également à noter que l’administration fiscale peut infliger une amende de 50 % du montant de la facture qui ne concorde pas à une livraison ou à une prestation de service réelle.
