La domiciliation d’entreprises est une étape importante pour un libre exercice des activités à laquelle l’entrepreneur aspire pour son entité, mais également pour l’immatriculation de cette dernière, et ce quelle que soit son statut juridique. Pour attribuer une adresse de siège social à sa société, le dirigeant doit réaliser diverses démarches, selon la solution qu’il aurait préalablement choisie. C’est aussi le cas lors du changement de cette adresse, parce que rappelons-le, cette éventualité peut très bien exister.
Ainsi, il convient de fournir de multiples pièces justificatives, et ces dernières naîtront uniquement grâce à la réalisation des formalités particulières relatives au transfert de siège social. Alors, afin de ressortir tous les documents nécessaires, il faut d’abord évoquer la démarche à suivre pour changer d’adresse de domiciliation.
Les étapes conduisant au transfert définitif du siège social d’une société
Le début de toute procédure : la prise de décision quant au transfert de siège social
Une chose est sûre, une telle décision doit toujours être prise par un organe compétent au sein de la société, mais il faut savoir que le statut juridique peut faire varier l’organe en question. En effet, les associés peuvent être les seuls décisionnaires, tout comme peut l’être le président ou le gérant de l’entreprise. Dans ce dernier, il convient quand même d’avoir la ratification des associés par l’intermédiaire de leur vote.
Cependant, peu importe l’organe décisionnaire, il est impératif de toujours se fier aux dispositions statutaires. Ceci revêt d’une importance capitale puisque cedit organe peut déjà être prévu par les statuts.
Concernant cette ratification ou cette validation, les associés doivent se réunir en AGE ou en assemblée générale extraordinaire pour procéder au vote du transfert de siège social (la majorité à adopter doit être déterminée en fonction des dispositions statutaires). Tout ce qui a été décidé lors de cette AGE doit faire l’objet d’une inscription dans un procès-verbal. En cas d’unique associé, on parle d’une décision unilatérale de l’associé unique.
Ainsi, le document à fournir ici est le procès-verbal de décision issue de l’AGE.
Une formalité de notification importante à prendre en considération
On est ici en face d’une formalité administrative obligatoire lorsqu’un dirigeant ou les associés décident de changer l’adresse de domiciliation de leur entreprise, une étape à effectuer dans un délai d’un mois suivant la signature du procès-verbal.
La finalité de cette démarche est d’une part la notification de tous les tiers importants à la société (les clients, les partenaires, les créanciers, etc.), et d’autre part l’obtention d’un document crucial pour le bon déroulement du transfert de siège.
Il s’agit de l’attestation de parution. Afin de l’obtenir, il convient de publier un avis de modification statutaire ou un avis de changement d’adresse de siège social dans un support d’annonces légales ou un journal (couvrant le département dudit siège) qui serait habilité à publier ou à recevoir ce genre d’avis.
Tout en précisant l’adresse antérieure ainsi que la nouvelle adresse, le représentant légal de l’entreprise doit faire attention à tenir compte d’une majeure éventualité, celle où la publication devrait impérativement s’effectuer dans deux départements distincts.
Dans ce cas de figure, un premier avis doit être publié dans un journal du département antérieur, et le second dans celui du nouveau.
Pour être valable et pour obtenir cette attestation si importante, il faut respecter les mentions obligatoires de l’avis à publier. Ces mentions sont les suivantes :
- Un écrit mentionnant effectivement le transfert du siège social ;
- La dénomination sociale et la forme juridique de l’entreprise ;
- Son capital social ;
- Le numéro d’identification de l’entreprise et la précision des adresses de siège social (l’ancienne et la nouvelle).
Précisons que peu importe le département, ces informations resteront inchangées. Cela veut dire que l’avis contiendra les mêmes éléments. Enfin, une dernière précision s’impose.
Elle concerne l’établissement d’une liste des sièges sociaux antérieurs dans l’éventualité où le ressort du tribunal de commerce d’immatriculation de l’entreprise change par rapport au département de transfert.
Une déclaration de demande de modification de situation à effectuer
Avant de procéder au dépôt final du dossier de transfert de siège social (auprès du CFE compétent ou immédiatement au greffe du tribunal de commerce concerné), il est important pour le représentant légal de déclarer une demande de modification de la situation de la société par rapport au registre d’immatriculation.
Pour cela, il doit s’adresser au CFE ou au centre de formalités des entreprises se localisant dans le département où est installé le nouveau siège social. Un formulaire spécial doit être rempli à cet effet, il s’agit du formulaire CERFA M2 dans lequel il faudra trouver entre autres le numéro d’identification de l’entreprise, les informations substantielles lui concernant (nom, forme juridique, etc.) ainsi que la date effective du changement d’adresse (tout en précisant le nouveau siège social).
En outre, si la signature de ce formulaire n’est pas faite par le représentant légal lui-même, il faudra que ce dernier établisse une lettre de procuration donnant le pouvoir à une tierce personne de signer tout document important à sa place.
Les documents à fournir pour le transfert de siège social en se référant aux formalités susmentionnées
La dernière étape du changement d’adresse de domiciliation : le dépôt de dossier
À l’instar de ce qui a été dit auparavant, une fois que la formalité de publicité a été convenablement effectuée et que le formulaire est bien rempli, le représentant légal de l’entreprise doit déposer un dossier unique comportant tous les documents qu’on a vu tout au long de ce guide.
Il pourra effectuer ce dépôt d’une manière physique ou d’une manière intégralement dématérialisée, en ligne. Pour le premier cas, rappelons que le CFE peut jouer le rôle d’intermédiaire entre la société et le greffe du tribunal de commerce, même s’il est tout à fait possible de solliciter directement ce dernier. Concernant la procédure en ligne, tous les documents doivent être fournis sous format numérique, et ils doivent être envoyés au greffe à travers leur site officiel (infogreffe.fr).
Le contenu du dossier unique de transfert de siège social d’une entreprise
En se référant aux étapes susmentionnées, voici un petit récapitulatif des pièces à fournir :
- Le formulaire M2 relatif à la déclaration modificative au RCS ou au RM concernant le changement d’adresse de siège social ;
- Le document attestant que l’annonce ou l’avis a bien été publié dans un JAL (deux attestations seront utiles suivant le cas de figure) ;
- Un document prouvant la jouissance effective des nouveaux locaux servant de nouvelle adresse de siège social ;
- Le procès-verbal de décision d’AGE concernant le transfert de siège social ;
- Les statuts mis à jour et signés par le ou les associés, à fournir en un seul exemplaire ;
- Si le ressort du tribunal est modifié, une liste des sièges sociaux antérieurs est à fournir ;
- Enfin, un chèque pour payer les différents frais de greffe pour la réalisation de l’inscription du transfert.
